Реклами

Сканирането на документи е съществена част от всеки бизнес и с нарастващата популярност на цифровите медии е още по-важно да имате точни, актуални сканирани документи.

Ето някои съвети и трикове за сканиране на документи, така че да имате успех:

Раздел 1. Как да сканирате документи.

На пазара има много различни скенери за документи и този, който изберете, ще зависи от вашите нужди.

Реклами

Скенерът за документи е компютърно устройство, което ви позволява да сканирате документи.

Документите могат да бъдат сканирани PDF или JPEG формат.
PDF е популярен формат за документи, защото е лесен за разбиране и четене. JPEG е по-гъвкав и може да обработва добре сложни графики и изображения, което го прави добър избор за сканиране с висока разделителна способност.

За да сканирате документ, първо отворете PDF или JPEG файла с любимия си софтуер за цифрово четене.

След като файлът бъде отворен, използвайте един от следните методи, за да сканирате документа:

Реклами

– Плъзнете и пуснете изображението или PDF файла върху областта на екрана на скенера.
– Използвайте клавишите със стрелки, за да преместите изображението, или използвайте левия и десния бутон на мишката, за да преместите и увеличите/намалите документа.
– Кликнете върху някое от изображенията или PDF файловете, за да отпечатате съдържанието си директно върху хартия или картон!

Раздел 2. Как да използвате скенер за документи за бизнеса.

За да използвате скенер за документи за бизнеса, първо решете какъв тип документ искате да сканирате. За лична употреба много скенери могат да се използват за документи като снимки, писма и есета.

Когато сканирате изображения или видеоклипове, уверете се, че скенерът има подходяща разделителна способност за типа документ, който сканирате.

Ако вие сте сканиране на документи на хартия, не забравяйте да отпечатате целия документ, преди да използвате скенера. Това ще ви помогне да следите къде започва и свършва всеки раздел.

Реклами

Можете също да запишете документа в PDF или други формати, така че да може да се съхранява офлайн.

Подраздел 2.2 Как да използвате скенер за документи за фирмен бизнес.

Когато използвате скенер за документи за фирмен бизнес, следвайте същите стъпки, посочени по-горе, но добавете следното:

1) Изберете типа на файла, който искате да сканирате: изображения или видеоклипове.
2) Изберете размера на вашия файл: малки файлове (< 5 MB), средни файлове (5-25 MB) и големи файлове (> 25 MB).
3) Отпечатайте целия документ преди сканиране: Това ще ви помогне да следите къде започва и завършва всеки раздел.
4) Запазете документа си в PDF или друг формат: Следващият път, когато трябва да сканирате документ, можете да го съхраните офлайн с тази запазена информация.

Раздел 3. Как да използвате скенер за бизнес документи.

За да използвате скенер за документи за бизнес цели, първо определете целта на документа, който сканирате.

Реклами

Ако сканирате документи за лична употреба, уверете се, че сканирате само изображения, които ще бъдат използвани във вашите лични файлове.

Ако сканирате документи за училищна употреба, обмислете използването на скенер за документи, който може да обработва големи файлове.

Раздел 3.2 Как да сканирате документи в архиви.

След това определете какъв тип документ искате да сканирате. Има три вида документи, автоматично сканирани от повечето скенери за документи: изображение, текст и PDF.

Документите с изображения обикновено имат висока разделителна способност и могат да бъдат отпечатани на висококачествена хартия. Текстовите документи обикновено имат по-малък размер на шрифта от изображенията или PDF файловете, но въпреки това могат да бъдат сканирани лесно.

Документите и PDF файловете, които включват електронни таблици, презентации и други формати, често съдържат данни, които не могат лесно да бъдат предадени в други типове документи.

За да създадете PDF файл от изображение или текстов документ, първо конвертирайте документа в PDF формат (като напр Adobe Acrobat Reader) и вмъкнете изображението или текста в генерирания файл.

(За повече информация относно създаването на PDF от изображение или текстов документ вижте „Как да сканирате документи.“)

Подраздел 3.3 Как да сканирате документи за използване в училище.

Когато сканирате за училищни цели, е важно да имате предвид, че някои документи може да не са подходящи за печатно публикуване и трябва да бъдат сканирани като изображения или PDF файлове.

(За повече информация относно използването на скенер за документи за училищни цели вижте „Как да сканирате документи.“)

Раздел 3.4 Как да сканирате документи за бизнес употреба.

Сега, след като сте определили целта на документа, който сканирате, е време да започнете да сканирате документа.

За да започнете да сканирате документ, щракнете върху иконата на скенера или натиснете и задръжте левия бутон на мишката, докато щракнете върху желаната част от документа. Скенерът автоматично ще започне да сканира вашия документ.

Когато приключите, отпуснете левия бутон на мишката и вашият документ ще бъде готов за печат.

Заключение

Дигитализирането на документи може да бъде чудесен начин да подобрите бизнеса си. Като използвате скенер за документи за лична употреба и фирмен бизнес, можете да спестите време и енергия.

И с помощта на a скенер за документи За използване в училище можете лесно да сканирате документи, които трябва да бъдат обработени бързо.

Като цяло, сканирането на документи е важна стъпка към подобряване на ефективността на вашия бизнес.