Annoncer

Dokumentscanning er en væsentlig del af enhver virksomhed, og med den voksende popularitet af digitale medier er det endnu vigtigere at have nøjagtige, opdaterede dokumentscanninger.

Her er nogle tips og tricks til at scanne dokumenter, så du kan få succes:

Afsnit 1. Sådan scannes dokumenter.

Der findes mange forskellige dokumentscannere på markedet, og den du vælger afhænger af dine behov.

Annoncer

En dokumentscanner er en computerenhed, der giver dig mulighed for at scanne dokumenter.

Dokumenter kan scannes ind PDF- eller JPEG-format.
PDF er et populært format til dokumenter, fordi det er nemt at forstå og læse. JPEG er mere alsidig og kan håndtere avanceret grafik og billeder godt, hvilket gør det til et godt valg til højopløselige scanninger.

For at scanne et dokument skal du først åbne PDF- eller JPEG-filen ved hjælp af din foretrukne digitale læsesoftware.

Når filen er åbnet, skal du bruge en af følgende metoder til at scanne dokumentet:

Annoncer

– Træk og slip billedet eller PDF-filen på scannerens skærmområde.
– Brug piletasterne til at flytte billedet, eller brug venstre og højre museknap til at panorere og zoome ind/ud i dokumentet.
– Klik på et af billederne eller PDF-filerne for at udskrive dit indhold direkte på papir eller pap!

Afsnit 2. Sådan bruger du en dokumentscanner til virksomheder.

For at bruge en dokumentscanner til erhvervslivet skal du først beslutte, hvilken type dokument du vil scanne. Til personlig brug kan mange scannere bruges til dokumenter som fotos, breve og essays.

Når du scanner billeder eller videoer, skal du sørge for, at scanneren har en passende opløsning til den type dokument, du scanner.

Hvis du er scanning af dokumenter på papir, skal du sørge for at udskrive hele dokumentet, før du bruger scanneren. Dette vil hjælpe dig med at holde styr på, hvor hvert afsnit begynder og slutter.

Annoncer

Du kan også gemme dokumentet i PDF eller andre formater, så det kan gemmes offline.

Underafsnit 2.2 Sådan bruges en dokumentscanner til virksomhedens virksomhed.

Når du bruger en dokumentscanner til virksomhedens virksomhed, skal du følge de samme trin som beskrevet ovenfor, men tilføje følgende:

1) Vælg den type fil, du vil scanne: Billeder eller videoer.
2) Vælg din filstørrelse: Små filer (< 5 MB), mellemstore filer (5-25 MB) og store filer (> 25 MB).
3) Udskriv hele dokumentet før scanning: Dette vil hjælpe dig med at holde styr på, hvor hvert afsnit begynder og slutter.
4) Gem dit dokument i PDF eller andet format: Næste gang du skal scanne et dokument, kan du gemme det offline med denne gemte information.

Afsnit 3. Sådan bruges en Business Document Scanner.

For at bruge en dokumentscanner til forretningsformål skal du først bestemme formålet med det dokument, du scanner.

Annoncer

Hvis du scanner dokumenter til personlig brug, skal du sørge for kun at scanne billeder, der vil blive brugt i dine egne personlige filer.

Hvis du scanner dokumenter til skolebrug, så overvej at bruge en dokumentscanner, der kan håndtere store filer.

Afsnit 3.2 Sådan scannes dokumenter til arkiver.

Bestem derefter, hvilken type dokument du vil scanne. Der er tre typer dokumenter, der automatisk scannes af de fleste dokumentscannere: billede, tekst og PDF.

Billeddokumenter har generelt høj opløsning og kan udskrives på papir af høj kvalitet. Tekstdokumenter har generelt mindre skriftstørrelser end billed- eller PDF-filer, men de kan stadig nemt scannes.

Dokumenter og PDF'er - som inkluderer regneark, præsentationer og andre formater - indeholder ofte data, der ikke let kan formidles i andre typer dokumenter.

For at oprette en PDF-fil fra et billede eller tekstdokument skal du først konvertere dokumentet til et PDF-format (f.eks Adobe Acrobat Reader) og indsæt billedet eller teksten i den genererede fil.

(For flere oplysninger om oprettelse af en PDF fra et billede eller tekstdokument, se "Sådan scanner du dokumenter.")

Underafsnit 3.3 Sådan scannes dokumenter til skolebrug.

Ved scanning til skoleformål er det vigtigt at huske på, at nogle dokumenter måske ikke egner sig til trykt udgivelse og skal scannes som billeder eller PDF-filer.

(For mere information om brug af en dokumentscanner til skoleformål, se "Sådan scanner du dokumenter.")

Afsnit 3.4 Sådan scannes dokumenter til erhvervsbrug.

Nu hvor du har bestemt formålet med det dokument, du scanner, er det tid til at begynde at scanne dokumentet.

For at begynde at scanne et dokument skal du klikke på scannerikonet eller trykke og holde venstre museknap nede, mens du klikker på den ønskede del af dokumentet. Scanneren begynder automatisk at scanne dit dokument.

Når du er færdig, skal du slippe venstre museknap, og dit dokument vil være klar til at udskrive.

Konklusion

Digitalisering af dokumenter kan være en fantastisk måde at forbedre din virksomhed på. Ved at bruge en dokumentscanner til privat brug og firmaforretning kan du spare tid og energi.

Og ved hjælp af en dokument scanner Til skolebrug kan du nemt scanne dokumenter, der skal behandles hurtigt.

Samlet set er dokumentscanning et vigtigt skridt i retning af at forbedre effektiviteten af din virksomhed.