Digitalização de documentos: dicas e truques para digitalizar documentos

A digitalização de documentos é uma parte essencial de qualquer negócio e, com a crescente popularidade da mídia digital, é ainda mais importante ter digitalizações precisas e atualizadas de documentos.

Aqui estão algumas dicas e truques para digitalizar documentos para que você tenha sucesso:

Seção 1. Como digitalizar documentos.

Existem muitos scanners de documentos diferentes no mercado, e o que você escolher dependerá de suas necessidades.

Um scanner de documentos é um dispositivo de computador que permite digitalizar documentos.

Os documentos podem ser digitalizados em formato PDF ou JPEG.
PDF é um formato popular para documentos porque é fácil de entender e ler. JPEG é mais versátil e pode lidar bem com gráficos e imagens avançados, tornando-o uma boa opção para digitalizações de alta resolução.

Para digitalizar um documento, primeiro abra o arquivo PDF ou JPEG usando seu software de leitura digital favorito.

Depois que o arquivo for aberto, use um dos seguintes métodos para digitalizar o documento:

– Arraste e solte a imagem ou arquivo PDF na área de tela do scanner.
– Use as teclas de seta para mover a imagem, ou use os botões esquerdo e direito do mouse para deslocar e aumentar/diminuir o zoom no documento.
– Clique em qualquer uma das imagens ou arquivos PDF para imprimir seu conteúdo diretamente em papel ou papelão!

Seção 2. Como usar um scanner de documentos para negócios.

Para usar um scanner de documentos para negócios, primeiro decida que tipo de documento você deseja digitalizar. Para uso pessoal, muitos scanners podem ser usados para documentos como fotos, cartas e ensaios.

Ao digitalizar imagens ou vídeos, certifique-se de que o scanner tenha uma resolução apropriada para o tipo de documento que você está digitalizando.

Se estiver digitalizando documentos em papel, certifique-se de imprimir todo o documento antes de usar o scanner. Isso ajudará você a acompanhar onde cada seção começa e termina.

Você também pode salvar o documento em PDF ou outros formatos para que possa ser armazenado offline.

Subseção 2.2 Como usar um scanner de documentos para negócios da empresa.

Ao usar um scanner de documentos para negócios da empresa, siga as mesmas etapas descritas acima, mas adicione o seguinte:

1) Escolha o tipo de arquivo que deseja digitalizar: Imagens ou vídeos.
2) Escolha o tamanho do seu arquivo: Arquivos pequenos (< 5 MB), arquivos médios (5-25 MB) e arquivos grandes (> 25 MB).
3) Imprima todo o documento antes de digitalizar: Isso ajudará a acompanhar onde cada seção começa e termina.
4) Salve seu documento em PDF ou outro formato: Na próxima vez que você precisar digitalizar um documento, poderá armazená-lo offline com essas informações salvas.

Seção 3. Como usar um scanner de documentos comerciais.

Para usar um scanner de documentos para fins comerciais, primeiro determine a finalidade do documento que você está digitalizando.

Se você estiver digitalizando documentos para uso pessoal, certifique-se de digitalizar apenas imagens que serão usadas em seus próprios arquivos pessoais.

Se estiver digitalizando documentos para uso escolar, considere usar um scanner de documentos que possa lidar com arquivos grandes.

Seção 3.2 Como digitalizar documentos para arquivos.

Em seguida, determine que tipo de documento você deseja digitalizar. Existem três tipos de documentos digitalizados automaticamente pela maioria dos scanners de documentos: imagem, texto e PDF.

Os documentos de imagem geralmente têm alta resolução e podem ser impressos em papel de alta qualidade. Os documentos de texto geralmente têm tamanhos de fonte menores do que os arquivos de imagem ou PDF, mas ainda podem ser digitalizados com facilidade.

Os documentos e PDFs – que incluem planilhas, apresentações e outros formatos – geralmente contêm dados que não podem ser transmitidos facilmente em outros tipos de documentos.

Para criar um arquivo PDF a partir de uma imagem ou documento de texto, primeiro converta o documento em um formato PDF (como o Adobe Acrobat Reader) e insira a imagem ou o texto no arquivo gerado.

(Para obter mais informações sobre como criar um PDF a partir de um documento de imagem ou texto, consulte “Como digitalizar documentos”.)

Subseção 3.3 Como digitalizar documentos para uso escolar.

Ao digitalizar para fins escolares, é importante ter em mente que alguns documentos podem não ser adequados para publicação impressa e devem ser digitalizados como imagens ou arquivos PDF.

(Para obter mais informações sobre como usar um scanner de documentos para fins escolares, consulte “Como para digitalizar documentos.”)

Seção 3.4 Como digitalizar documentos para uso comercial.

Agora que você determinou a finalidade do documento que está digitalizando, é hora de começar a digitalizar o documento.

Para iniciar a digitalização de um documento, clique no ícone do scanner ou pressione e segure o botão esquerdo do mouse enquanto clica na seção desejada do documento. O scanner começará automaticamente a digitalizar seu documento.

Quando terminar, solte o botão esquerdo do mouse e seu documento estará pronto para ser impresso.

Conclusão

Digitalizar documentos pode ser uma ótima maneira de melhorar seus negócios. Ao usar um scanner de documentos para uso pessoal e negócios da empresa, você pode economizar tempo e energia.

E usando um scanner de documentos para uso escolar, você pode digitalizar facilmente documentos que precisam ser processados rapidamente.

No geral, a digitalização de documentos é um passo importante para melhorar a eficiência do seu negócio.