Σάρωση εγγράφων: Συμβουλές και κόλπα για τη σάρωση εγγράφων

Η σάρωση εγγράφων είναι ένα ουσιαστικό μέρος κάθε επιχείρησης και με την αυξανόμενη δημοτικότητα των ψηφιακών μέσων, είναι ακόμη πιο σημαντικό να έχετε ακριβείς, ενημερωμένες σαρώσεις εγγράφων.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές και κόλπα για τη σάρωση εγγράφων, ώστε να είστε επιτυχείς:

Ενότητα 1. Πώς να σαρώσετε έγγραφα.

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί σαρωτές εγγράφων στην αγορά και αυτός που θα επιλέξετε θα εξαρτηθεί από τις ανάγκες σας.

Ο σαρωτής εγγράφων είναι μια συσκευή υπολογιστή που σας επιτρέπει να σαρώνετε έγγραφα.

Τα έγγραφα μπορούν να σαρωθούν Μορφή PDF ή JPEG.
Το PDF είναι μια δημοφιλής μορφή για έγγραφα επειδή είναι εύκολο να κατανοηθεί και να διαβαστεί. Το JPEG είναι πιο ευέλικτο και μπορεί να χειριστεί καλά προηγμένα γραφικά και εικόνες, καθιστώντας το μια καλή επιλογή για σαρώσεις υψηλής ανάλυσης.

Για να σαρώσετε ένα έγγραφο, ανοίξτε πρώτα το αρχείο PDF ή JPEG χρησιμοποιώντας το αγαπημένο σας λογισμικό ψηφιακής ανάγνωσης.

Μόλις ανοίξει το αρχείο, χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες μεθόδους για να σαρώσετε το έγγραφο:

– Σύρετε και αποθέστε την εικόνα ή το αρχείο PDF στην περιοχή της οθόνης του σαρωτή.
– Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινήσετε την εικόνα ή χρησιμοποιήστε το αριστερό και το δεξί κουμπί του ποντικιού για μετατόπιση και μεγέθυνση/σμίκρυνση του εγγράφου.
– Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε από τις εικόνες ή τα αρχεία PDF για να εκτυπώσετε το περιεχόμενό σας απευθείας σε χαρτί ή χαρτόνι!

Ενότητα 2. Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή εγγράφων για επιχειρήσεις.

Για να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή εγγράφων για επαγγελματικούς λόγους, πρώτα αποφασίστε ποιον τύπο εγγράφου θέλετε να σαρώσετε. Για προσωπική χρήση, πολλοί σαρωτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για έγγραφα όπως φωτογραφίες, γράμματα και δοκίμια.

Κατά τη σάρωση εικόνων ή βίντεο, βεβαιωθείτε ότι ο σαρωτής έχει την κατάλληλη ανάλυση για τον τύπο του εγγράφου που σαρώνετε.

Αν είστε σάρωση εγγράφων σε χαρτί, φροντίστε να εκτυπώσετε ολόκληρο το έγγραφο πριν χρησιμοποιήσετε το σαρωτή. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε πού αρχίζει και πού τελειώνει κάθε ενότητα.

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε PDF ή άλλες μορφές, ώστε να μπορεί να αποθηκευτεί εκτός σύνδεσης.

Υποενότητα 2.2 Τρόπος χρήσης ενός σαρωτή εγγράφων για εταιρικές δραστηριότητες.

Όταν χρησιμοποιείτε έναν σαρωτή εγγράφων για εταιρικές δραστηριότητες, ακολουθήστε τα ίδια βήματα που περιγράφονται παραπάνω, αλλά προσθέστε τα εξής:

1) Επιλέξτε τον τύπο του αρχείου που θέλετε να σαρώσετε: Εικόνες ή βίντεο.
2) Επιλέξτε το μέγεθος του αρχείου σας: Μικρά αρχεία (< 5 MB), μεσαία αρχεία (5-25 MB) και μεγάλα αρχεία (> 25 MB).
3) Εκτυπώστε ολόκληρο το έγγραφο πριν από τη σάρωση: Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε πού αρχίζει και πού τελειώνει κάθε ενότητα.
4) Αποθηκεύστε το έγγραφό σας σε PDF ή άλλη μορφή: Την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να σαρώσετε ένα έγγραφο, μπορείτε να το αποθηκεύσετε εκτός σύνδεσης με αυτές τις αποθηκευμένες πληροφορίες.

Ενότητα 3. Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή επιχειρηματικών εγγράφων.

Για να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή εγγράφων για επαγγελματικούς σκοπούς, προσδιορίστε πρώτα τον σκοπό του εγγράφου που σαρώνετε.

Εάν σαρώνετε έγγραφα για προσωπική χρήση, φροντίστε να σαρώνετε μόνο εικόνες που θα χρησιμοποιηθούν στα προσωπικά σας αρχεία.

Εάν σαρώνετε έγγραφα για σχολική χρήση, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή εγγράφων που μπορεί να χειριστεί μεγάλα αρχεία.

Ενότητα 3.2 Τρόπος σάρωσης εγγράφων σε αρχεία.

Στη συνέχεια, καθορίστε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να σαρώσετε. Υπάρχουν τρεις τύποι εγγράφων που σαρώνονται αυτόματα από τους περισσότερους σαρωτές εγγράφων: εικόνα, κείμενο και PDF.

Τα έγγραφα εικόνας έχουν γενικά υψηλή ανάλυση και μπορούν να εκτυπωθούν σε χαρτί υψηλής ποιότητας. Τα έγγραφα κειμένου έχουν γενικά μικρότερα μεγέθη γραμματοσειράς από τα αρχεία εικόνας ή PDF, αλλά εξακολουθούν να μπορούν να σαρωθούν εύκολα.

Τα έγγραφα και τα PDF—τα οποία περιλαμβάνουν υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και άλλες μορφές— περιέχουν συχνά δεδομένα που δεν μπορούν να μεταφερθούν εύκολα σε άλλους τύπους εγγράφων.

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF από μια εικόνα ή ένα έγγραφο κειμένου, πρώτα μετατρέψτε το έγγραφο σε μορφή PDF (π.χ Adobe Acrobat Reader) και εισαγάγετε την εικόνα ή το κείμενο στο αρχείο που δημιουργήθηκε.

(Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός PDF από μια εικόνα ή ένα έγγραφο κειμένου, ανατρέξτε στην ενότητα "Τρόπος σάρωσης εγγράφων.")

Υποενότητα 3.3 Πώς να σαρώσετε έγγραφα για σχολική χρήση.

Κατά τη σάρωση για σχολικούς σκοπούς, είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι ορισμένα έγγραφα ενδέχεται να μην είναι κατάλληλα για έντυπη δημοσίευση και πρέπει να σαρωθούν ως εικόνες ή αρχεία PDF.

(Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ενός σαρωτή εγγράφων για σχολικούς σκοπούς, ανατρέξτε στην ενότητα "Τρόπος σάρωσης εγγράφων.")

Ενότητα 3.4 Τρόπος σάρωσης εγγράφων για επαγγελματική χρήση.

Τώρα που προσδιορίσατε τον σκοπό του εγγράφου που σαρώνετε, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε τη σάρωση του εγγράφου.

Για να ξεκινήσετε τη σάρωση ενός εγγράφου, κάντε κλικ στο εικονίδιο του σαρωτή ή πατήστε παρατεταμένα το αριστερό κουμπί του ποντικιού ενώ κάνετε κλικ στην επιθυμητή ενότητα του εγγράφου. Ο σαρωτής θα ξεκινήσει αυτόματα τη σάρωση του εγγράφου σας.

Όταν τελειώσετε, αφήστε το αριστερό κουμπί του ποντικιού και το έγγραφό σας θα είναι έτοιμο για εκτύπωση.

συμπέρασμα

Η ψηφιοποίηση εγγράφων μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή εγγράφων για προσωπική χρήση και εταιρικές επιχειρήσεις, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια.

Και χρησιμοποιώντας α σαρωτή εγγράφων Για σχολική χρήση, μπορείτε εύκολα να σαρώσετε έγγραφα που πρέπει να επεξεργαστούν γρήγορα.

Συνολικά, η σάρωση εγγράφων είναι ένα σημαντικό βήμα προς τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της επιχείρησής σας.