Asiakirjojen skannaus on olennainen osa liiketoimintaa, ja digitaalisen median suosion kasvaessa on entistä tärkeämpää saada tarkat ja ajantasaiset asiakirjaskannaukset.
Tässä on joitain vinkkejä ja temppuja asiakirjojen skannaamiseen, jotta voit menestyä:
Osa 1. Asiakirjojen skannaus.
Markkinoilla on monia erilaisia asiakirjaskannereita, ja valitsemasi skannerit riippuu tarpeistasi.
Asiakirjan skanneri on tietokonelaite, jonka avulla voit skannata asiakirjoja.
Asiakirjat voidaan skannata sisään PDF- tai JPEG-muodossa.
PDF on suosittu tiedostomuoto, koska se on helppo ymmärtää ja lukea. JPEG on monipuolisempi ja pystyy käsittelemään edistyksellistä grafiikkaa ja kuvia hyvin, joten se on hyvä valinta korkearesoluutioisiin skannauksiin.
Jos haluat skannata asiakirjan, avaa ensin PDF- tai JPEG-tiedosto käyttämällä digitaalista suosikkiohjelmaasi.
Kun tiedosto on avattu, skannaa asiakirja jollakin seuraavista tavoista:
– Vedä ja pudota kuva tai PDF-tiedosto skannerin näyttöalueelle.
– Käytä nuolinäppäimiä kuvan siirtämiseen tai käytä hiiren vasenta ja oikeaa painiketta asiakirjan panoroimiseen ja lähentämiseen/pienentämiseen.
– Napsauta mitä tahansa kuvaa tai PDF-tiedostoa tulostaaksesi sisältösi suoraan paperille tai pahville!
Osa 2. Asiakirjaskannerin käyttäminen yrityksille.
Jos haluat käyttää asiakirjaskanneria liiketoiminnassa, päätä ensin, minkä tyyppisen asiakirjan haluat skannata. Henkilökohtaiseen käyttöön monia skannereita voidaan käyttää asiakirjoille, kuten valokuville, kirjeille ja esseille.
Kun skannaat kuvia tai videoita, varmista, että skannerin tarkkuus vastaa skannattavan asiakirjan tyyppiä.
Jos olet asiakirjojen skannaus paperille, muista tulostaa koko asiakirja ennen skannerin käyttöä. Tämä auttaa sinua pitämään kirjaa kunkin osion alkamisesta ja päättymisestä.
Voit myös tallentaa asiakirjan PDF-muodossa tai muussa muodossa, jotta se voidaan tallentaa offline-tilaan.
Luku 2.2 Asiakirjaskannerin käyttö yrityksen liiketoiminnassa.
Kun käytät asiakirjaskanneria yrityksen liiketoiminnassa, noudata samoja edellä kuvattuja vaiheita, mutta lisää seuraavat:
1) Valitse skannattavan tiedoston tyyppi: Kuvat tai videot.
2) Valitse tiedostokoko: Pienet tiedostot (< 5 MB), keskikokoiset (5-25 MB) ja suuret tiedostot (> 25 MB).
3) Tulosta koko asiakirja ennen skannausta: Tämä auttaa sinua pitämään kirjaa kunkin osan alkamisesta ja päättymisestä.
4) Tallenna asiakirjasi PDF- tai muussa muodossa: Kun seuraavan kerran sinun on skannattu asiakirja, voit tallentaa sen offline-tilaan näiden tallennettujen tietojen avulla.
Osa 3. Business Document Scannerin käyttäminen.
Jos haluat käyttää asiakirjaskanneria liiketoimintaan, määritä ensin skannattavan asiakirjan tarkoitus.
Jos skannaat asiakirjoja henkilökohtaiseen käyttöön, varmista, että skannaat vain kuvia, joita käytetään omissa henkilökohtaisissa tiedostoissasi.
Jos skannaat asiakirjoja koulukäyttöön, harkitse asiakirjaskannerin käyttöä, joka pystyy käsittelemään suuria tiedostoja.
Osa 3.2 Asiakirjojen skannaaminen arkistoon.
Määritä sitten, minkä tyyppisen asiakirjan haluat skannata. Useimmat asiakirjaskannerit skannaavat automaattisesti kolmenlaisia asiakirjoja: kuva-, teksti- ja PDF-tiedostoja.
Kuvaasiakirjoissa on yleensä korkea resoluutio ja ne voidaan tulostaa korkealaatuiselle paperille. Tekstiasiakirjoissa on yleensä pienempi kirjasinkoko kuin kuva- tai PDF-tiedostoissa, mutta ne voidaan silti skannata helposti.
Asiakirjat ja PDF-tiedostot – jotka sisältävät laskentataulukoita, esityksiä ja muita muotoja – sisältävät usein tietoja, joita ei voida helposti välittää muuntyyppisissä asiakirjoissa.
Jos haluat luoda PDF-tiedoston kuva- tai tekstidokumentista, muunna asiakirja ensin PDF-muotoon (esim Adobe Acrobat Reader) ja lisää kuva tai teksti luotuun tiedostoon.
(Lisätietoja PDF-tiedoston luomisesta kuva- tai tekstiasiakirjasta on kohdassa "Asiakirjojen skannaaminen".)
Luku 3.3 Asiakirjojen skannaus koulukäyttöön.
Kun skannaat koulutarkoituksiin, on tärkeää muistaa, että jotkin asiakirjat eivät välttämättä sovellu painettuun julkaisuun ja ne täytyy skannata kuvina tai PDF-tiedostoina.
(Lisätietoja asiakirjaskannerin käytöstä koulutarkoituksiin on kohdassa "Asiakirjojen skannaus".)
Osa 3.4 Asiakirjojen skannaus yrityskäyttöön.
Nyt kun olet määrittänyt skannattavan asiakirjan tarkoituksen, on aika aloittaa asiakirjan skannaus.
Aloita asiakirjan skannaus napsauttamalla skannerikuvaketta tai pitämällä hiiren vasenta painiketta painettuna samalla, kun napsautat haluamaasi asiakirjan osaa. Skanneri alkaa automaattisesti skannata asiakirjaa.
Kun olet valmis, vapauta hiiren vasen painike ja asiakirja on valmis tulostettavaksi.
Johtopäätös
Asiakirjojen digitalisointi voi olla loistava tapa parantaa liiketoimintaasi. Käyttämällä asiakirjaskanneria henkilökohtaiseen käyttöön ja yritystoimintaan voit säästää aikaa ja energiaa.
Ja käyttämällä a asiakirjan skanneri Koulukäyttöön voit helposti skannata asiakirjoja, jotka on käsiteltävä nopeasti.
Kaiken kaikkiaan asiakirjojen skannaus on tärkeä askel yrityksesi tehokkuuden parantamisessa.