Reklámok

A dokumentumszkennelés minden vállalkozás nélkülözhetetlen része, és a digitális adathordozók növekvő népszerűsége miatt még fontosabb a pontos, naprakész dokumentumszkennelés.

Íme néhány tipp és trükk a dokumentumok beolvasásához, hogy sikeres legyen:

1. rész: Dokumentumok szkennelése.

Számos különböző dokumentumszkenner létezik a piacon, és az Ön igényeitől függ, hogy melyiket választja.

Reklámok

A dokumentumszkenner egy számítógépes eszköz, amely lehetővé teszi dokumentumok beolvasását.

A dokumentumok beszkennelhetők PDF vagy JPEG formátumban.
A PDF egy népszerű dokumentumformátum, mert könnyen érthető és olvasható. A JPEG sokoldalúbb, és jól kezeli a fejlett grafikákat és képeket, így jó választás nagy felbontású szkenneléshez.

Dokumentum beolvasásához először nyissa meg a PDF- vagy JPEG-fájlt kedvenc digitális olvasószoftverével.

A fájl megnyitása után a következő módszerek egyikével szkennelje be a dokumentumot:

Reklámok

– Húzza át a képet vagy a PDF-fájlt a szkenner képernyőjére.
– Használja a nyílbillentyűket a kép mozgatásához, vagy használja a bal és jobb egérgombot a dokumentum pásztázásához, nagyításához/kicsinyítéséhez.
– Kattintson bármelyik képre vagy PDF-fájlra, ha tartalmait közvetlenül papírra vagy kartonra nyomtathatja!

2. szakasz: A dokumentumszkenner használata üzleti célra.

Ha üzleti célra szeretne dokumentumszkennert használni, először döntse el, milyen típusú dokumentumot szeretne beolvasni. Személyes használatra számos szkenner használható dokumentumok, például fényképek, levelek és esszék számára.

Képek vagy videók beolvasásakor győződjön meg arról, hogy a szkenner felbontása a beolvasott dokumentum típusának megfelelő.

Ha te dokumentumok szkennelése papíron, a lapolvasó használata előtt feltétlenül nyomtassa ki a teljes dokumentumot. Ez segít nyomon követni az egyes szakaszok kezdetét és végét.

Reklámok

A dokumentumot PDF vagy más formátumban is mentheti, így offline is tárolható.

2.2. alfejezet, Hogyan használjunk dokumentumszkennert céges üzleti célokra.

Ha céges üzleti tevékenységhez dokumentumszkennert használ, kövesse a fent leírt lépéseket, de adja hozzá a következőket:

1) Válassza ki a beolvasni kívánt fájl típusát: Képek vagy videók.
2) Válassza ki a fájlméretet: Kis fájlok (< 5 MB), közepes fájlok (5-25 MB) és nagy fájlok (> 25 MB).
3) Nyomtassa ki a teljes dokumentumot szkennelés előtt: Ez segít nyomon követni az egyes szakaszok kezdetét és végét.
4) Mentse el a dokumentumot PDF vagy más formátumban: Amikor legközelebb be kell szkennelnie egy dokumentumot, offline is tárolhatja a mentett információkkal.

3. szakasz: Az üzleti dokumentumszkenner használata.

A dokumentumszkenner üzleti célú használatához először határozza meg a beolvasni kívánt dokumentum célját.

Reklámok

Ha személyes használatra szkennel be dokumentumokat, csak azokat a képeket szkennelje be, amelyeket a saját személyes fájljaiban fog használni.

Ha iskolai használatra szkennel dokumentumokat, fontolja meg olyan dokumentumszkenner használatát, amely képes kezelni a nagy fájlokat.

3.2. szakasz Dokumentumok archívumba szkennelése.

Ezután határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumot szeretne beolvasni. A legtöbb dokumentumszkenner háromféle dokumentumot szkennel automatikusan: kép, szöveg és PDF.

A képdokumentumok általában nagy felbontásúak, és jó minőségű papírra nyomtathatók. A szöveges dokumentumok általában kisebb betűmérettel rendelkeznek, mint a kép- vagy PDF-fájlok, de így is könnyen beolvashatók.

A dokumentumok és PDF-ek – köztük táblázatok, prezentációk és egyéb formátumok – gyakran olyan adatokat tartalmaznak, amelyeket nem lehet könnyen átvinni más típusú dokumentumokba.

Ha PDF-fájlt szeretne létrehozni képből vagy szöveges dokumentumból, először konvertálja a dokumentumot PDF formátumba (pl Adobe Acrobat Reader), és szúrja be a képet vagy szöveget a létrehozott fájlba.

(A képből vagy szöveges dokumentumból PDF létrehozásával kapcsolatos további információkért lásd a „Dokumentumok beolvasása” című részt.)

3.3. alfejezet Dokumentumok szkennelése iskolai használatra.

Iskolai célú szkennelésnél fontos szem előtt tartani, hogy egyes dokumentumok nem biztos, hogy alkalmasak nyomtatott publikálásra, és képként vagy PDF-fájlként kell beszkennelni.

(A dokumentumszkenner iskolai célú használatáról további információt a „Dokumentumok szkennelése” című részben talál.)

3.4. szakasz Dokumentumok szkennelése üzleti használatra.

Most, hogy meghatározta a beolvasni kívánt dokumentum célját, ideje elkezdeni a dokumentum szkennelését.

A dokumentum szkennelésének megkezdéséhez kattintson a szkenner ikonra, vagy tartsa lenyomva a bal egérgombot, miközben a dokumentum kívánt részére kattint. A szkenner automatikusan megkezdi a dokumentum beolvasását.

Ha végzett, engedje fel a bal egérgombot, és a dokumentum készen áll a nyomtatásra.

Következtetés

A dokumentumok digitalizálása nagyszerű módja lehet vállalkozása fejlesztésének. Ha a dokumentumszkennert személyes használatra és céges üzleti célokra használja, időt és energiát takaríthat meg.

És a dokumentumszkenner Iskolai használatra egyszerűen beszkennelheti a gyorsan feldolgozandó dokumentumokat.

Összességében a dokumentumok szkennelése fontos lépés vállalkozása hatékonyságának javítása felé.