Annonser

Dokumentskanning er en viktig del av enhver virksomhet, og med den økende populariteten til digitale medier er det enda viktigere å ha nøyaktige, oppdaterte dokumentskanninger.

Her er noen tips og triks for å skanne dokumenter slik at du kan lykkes:

Del 1. Hvordan skanne dokumenter.

Det finnes mange forskjellige dokumentskannere på markedet, og den du velger vil avhenge av dine behov.

Annonser

En dokumentskanner er en datamaskin som lar deg skanne dokumenter.

Dokumenter kan skannes inn PDF- eller JPEG-format.
PDF er et populært format for dokumenter fordi det er lett å forstå og lese. JPEG er mer allsidig og kan håndtere avansert grafikk og bilder godt, noe som gjør den til et godt valg for høyoppløselige skanninger.

For å skanne et dokument, åpner du først PDF- eller JPEG-filen med din favoritt digitale leseprogramvare.

Når filen er åpnet, bruk en av følgende metoder for å skanne dokumentet:

Annonser

– Dra og slipp bildet eller PDF-filen på skannerens skjermområde.
– Bruk piltastene til å flytte bildet, eller bruk venstre og høyre museknapp for å panorere og zoome inn/ut i dokumentet.
– Klikk på et av bildene eller PDF-filene for å skrive ut innholdet ditt direkte på papir eller papp!

Del 2. Hvordan bruke en dokumentskanner for bedrifter.

For å bruke en dokumentskanner for bedrifter, må du først bestemme hvilken type dokument du vil skanne. For personlig bruk kan mange skannere brukes til dokumenter som bilder, brev og essays.

Når du skanner bilder eller videoer, sørg for at skanneren har en passende oppløsning for dokumenttypen du skanner.

Hvis du er skanne dokumenter på papir, sørg for å skrive ut hele dokumentet før du bruker skanneren. Dette vil hjelpe deg å holde styr på hvor hver seksjon begynner og slutter.

Annonser

Du kan også lagre dokumentet i PDF eller andre formater slik at det kan lagres offline.

Underavsnitt 2.2 Hvordan bruke en dokumentskanner for bedriftens virksomhet.

Når du bruker en dokumentskanner for bedriftens virksomhet, følg de samme trinnene som er skissert ovenfor, men legg til følgende:

1) Velg typen fil du vil skanne: Bilder eller videoer.
2) Velg filstørrelse: Små filer (< 5 MB), mellomstore filer (5-25 MB) og store filer (> 25 MB).
3) Skriv ut hele dokumentet før skanning: Dette vil hjelpe deg å holde styr på hvor hver del begynner og slutter.
4) Lagre dokumentet ditt i PDF eller annet format: Neste gang du skal skanne et dokument, kan du lagre det offline med denne lagrede informasjonen.

Del 3. Hvordan bruke en Business Document Scanner.

For å bruke en dokumentskanner til forretningsformål, må du først bestemme formålet med dokumentet du skanner.

Annonser

Hvis du skanner dokumenter for personlig bruk, sørg for å kun skanne bilder som skal brukes i dine egne personlige filer.

Hvis du skanner dokumenter for skolebruk, bør du vurdere å bruke en dokumentskanner som kan håndtere store filer.

Avsnitt 3.2 Hvordan skanne dokumenter til arkiver.

Bestem deretter hvilken type dokument du vil skanne. Det er tre typer dokumenter som automatisk skannes av de fleste dokumentskannere: bilde, tekst og PDF.

Bildedokumenter har generelt høy oppløsning og kan skrives ut på papir av høy kvalitet. Tekstdokumenter har vanligvis mindre skriftstørrelser enn bilde- eller PDF-filer, men de kan fortsatt skannes enkelt.

Dokumenter og PDF-er – som inkluderer regneark, presentasjoner og andre formater – inneholder ofte data som ikke enkelt kan formidles i andre typer dokumenter.

For å lage en PDF-fil fra et bilde- eller tekstdokument, konverter først dokumentet til et PDF-format (som f Adobe Acrobat Reader) og sett inn bildet eller teksten i den genererte filen.

(For mer informasjon om hvordan du oppretter en PDF fra et bilde eller et tekstdokument, se "Hvordan skanne dokumenter.")

Underavsnitt 3.3 Hvordan skanne dokumenter for skolebruk.

Ved skanning til skoleformål er det viktig å huske på at enkelte dokumenter kanskje ikke egner seg for trykt publisering og må skannes som bilder eller PDF-filer.

(For mer informasjon om bruk av en dokumentskanner til skoleformål, se "Hvordan skanne dokumenter.")

Avsnitt 3.4 Hvordan skanne dokumenter for forretningsbruk.

Nå som du har bestemt formålet med dokumentet du skanner, er det på tide å begynne å skanne dokumentet.

For å begynne å skanne et dokument, klikk på skannerikonet eller trykk og hold venstre museknapp mens du klikker på ønsket del av dokumentet. Skanneren vil automatisk begynne å skanne dokumentet.

Når du er ferdig, slipper du venstre museknapp og dokumentet vil være klart til utskrift.

Konklusjon

Digitalisering av dokumenter kan være en fin måte å forbedre virksomheten din på. Ved å bruke en dokumentskanner til personlig bruk og bedriftsforretning kan du spare tid og energi.

Og bruker en dokumentskanner Til skolebruk kan du enkelt skanne dokumenter som må behandles raskt.

Samlet sett er dokumentskanning et viktig skritt mot å forbedre effektiviteten til virksomheten din.