Documenten scannen: tips en trucs voor het scannen van documenten

Het scannen van documenten is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, en met de groeiende populariteit van digitale media is het nog belangrijker om over nauwkeurige, actuele documentscans te beschikken.

Hier volgen enkele tips en trucs voor het scannen van documenten, zodat u succesvol kunt zijn:

Sectie 1. Documenten scannen.

Er zijn veel verschillende documentscanners op de markt, en welke u kiest, hangt af van uw behoeften.

Een documentscanner is een computerapparaat waarmee u documenten kunt scannen.

Documenten kunnen worden ingescand PDF- of JPEG-formaat.
PDF is een populair formaat voor documenten omdat het gemakkelijk te begrijpen en te lezen is. JPEG is veelzijdiger en kan goed overweg met geavanceerde afbeeldingen en afbeeldingen, waardoor het een goede keuze is voor scans met een hoge resolutie.

Om een document te scannen, opent u eerst het PDF- of JPEG-bestand met uw favoriete digitale leessoftware.

Nadat het bestand is geopend, gebruikt u een van de volgende methoden om het document te scannen:

– Sleep de afbeelding of het PDF-bestand naar het scannerschermgebied.
– Gebruik de pijltoetsen om de afbeelding te verplaatsen, of gebruik de linker- en rechtermuisknop om het document te pannen en in/uit te zoomen.
– Klik op een van de afbeeldingen of PDF-bestanden om uw inhoud rechtstreeks op papier of karton af te drukken!

Sectie 2. Een documentscanner voor zakelijk gebruik gebruiken.

Om een documentscanner zakelijk te gebruiken, bepaal je eerst welk type document je wilt scannen. Voor persoonlijk gebruik kunnen veel scanners worden gebruikt voor documenten zoals foto's, brieven en essays.

Zorg er bij het scannen van afbeeldingen of video's voor dat de scanner de juiste resolutie heeft voor het type document dat u scant.

Als je bent documenten scannen op papier, zorg ervoor dat u het hele document afdrukt voordat u de scanner gebruikt. Zo kunt u bijhouden waar elke sectie begint en eindigt.

U kunt het document ook in PDF- of ander formaat opslaan, zodat het offline kan worden opgeslagen.

Paragraaf 2.2 Hoe gebruikt u een documentscanner voor bedrijfsdoeleinden?

Wanneer u een documentscanner voor zakelijke doeleinden gebruikt, volgt u dezelfde stappen als hierboven beschreven, maar voegt u het volgende toe:

1) Kies het type bestand dat u wilt scannen: afbeeldingen of video's.
2) Kies uw bestandsgrootte: kleine bestanden (< 5 MB), middelgrote bestanden (5-25 MB) en grote bestanden (> 25 MB).
3) Druk het volledige document af voordat u het gaat scannen: zo kunt u bijhouden waar elke sectie begint en eindigt.
4) Sla uw document op in PDF- of ander formaat: de volgende keer dat u een document moet scannen, kunt u het offline opslaan met deze opgeslagen informatie.

Sectie 3. Hoe u een zakelijke documentscanner gebruikt.

Als u een documentscanner voor zakelijke doeleinden wilt gebruiken, bepaalt u eerst het doel van het document dat u scant.

Als u documenten scant voor persoonlijk gebruik, zorg er dan voor dat u alleen afbeeldingen scant die in uw eigen persoonlijke bestanden worden gebruikt.

Als u documenten scant voor schoolgebruik, kunt u overwegen een documentscanner te gebruiken die grote bestanden aankan.

Sectie 3.2 Documenten naar archieven scannen.

Bepaal vervolgens welk type document u wilt scannen. Er zijn drie soorten documenten die automatisch worden gescand door de meeste documentscanners: afbeelding, tekst en PDF.

Beelddocumenten hebben over het algemeen een hoge resolutie en kunnen op hoogwaardig papier worden afgedrukt. Tekstdocumenten hebben over het algemeen kleinere lettergroottes dan afbeeldings- of PDF-bestanden, maar kunnen nog steeds gemakkelijk worden gescand.

Documenten en PDF's (waaronder spreadsheets, presentaties en andere formaten) bevatten vaak gegevens die niet gemakkelijk in andere typen documenten kunnen worden overgebracht.

Als u een PDF-bestand wilt maken van een afbeeldings- of tekstdocument, converteert u het document eerst naar een PDF-indeling (zoals Adobe Acrobat Reader) en voeg de afbeelding of tekst in het gegenereerde bestand in.

(Zie “Documenten scannen” voor meer informatie over het maken van een PDF van een afbeeldings- of tekstdocument.)

Paragraaf 3.3 Documenten scannen voor gebruik op school.

Wanneer u scant voor schooldoeleinden, is het belangrijk om er rekening mee te houden dat sommige documenten mogelijk niet geschikt zijn voor gedrukte publicatie en moeten worden gescand als afbeeldingen of PDF-bestanden.

(Zie “Documenten scannen” voor meer informatie over het gebruik van een documentscanner voor schooldoeleinden.)

Sectie 3.4 Documenten scannen voor zakelijk gebruik.

Nu u het doel van het document dat u scant heeft bepaald, is het tijd om het document te gaan scannen.

Om een document te scannen, klikt u op het scannerpictogram of houdt u de linkermuisknop ingedrukt terwijl u op het gewenste gedeelte van het document klikt. De scanner begint automatisch met het scannen van uw document.

Als u klaar bent, laat u de linkermuisknop los en is uw document klaar om af te drukken.

Conclusie

Het digitaliseren van documenten kan een geweldige manier zijn om uw bedrijf te verbeteren. Door een documentscanner voor persoonlijk gebruik en zakelijke doeleinden te gebruiken, kunt u tijd en energie besparen.

En met behulp van een documentscanner Voor schoolgebruik scan je eenvoudig documenten die snel verwerkt moeten worden.

Over het geheel genomen is het scannen van documenten een belangrijke stap in de richting van het verbeteren van de efficiëntie van uw bedrijf.