Reklamy

Skanowanie dokumentów jest istotną częścią każdej firmy, a wraz z rosnącą popularnością mediów cyfrowych jeszcze ważniejsze jest posiadanie dokładnych i aktualnych skanów dokumentów.

Oto kilka wskazówek i wskazówek dotyczących skanowania dokumentów, które pomogą Ci odnieść sukces:

Sekcja 1. Jak skanować dokumenty.

Na rynku dostępnych jest wiele różnych skanerów dokumentów, a wybór tego, który wybierzesz, będzie zależał od Twoich potrzeb.

Reklamy

Skaner dokumentów to urządzenie komputerowe umożliwiające skanowanie dokumentów.

Dokumenty można zeskanować formacie PDF lub JPEG.
PDF jest popularnym formatem dokumentów, ponieważ jest łatwy do zrozumienia i odczytania. JPEG jest bardziej wszechstronny i dobrze radzi sobie z zaawansowaną grafiką i obrazami, co czyni go dobrym wyborem w przypadku skanów w wysokiej rozdzielczości.

Aby zeskanować dokument, najpierw otwórz plik PDF lub JPEG za pomocą ulubionego oprogramowania do odczytu cyfrowego.

Po otwarciu pliku użyj jednej z następujących metod, aby zeskanować dokument:

Reklamy

– Przeciągnij i upuść obraz lub plik PDF na obszar ekranu skanera.
– Użyj klawiszy strzałek, aby przesunąć obraz lub użyj lewego i prawego przycisku myszy, aby przesuwać i powiększać/pomniejszać dokument.
– Kliknij dowolny obraz lub plik PDF, aby wydrukować treść bezpośrednio na papierze lub tekturze!

Sekcja 2. Jak używać skanera dokumentów w firmie.

Aby używać skanera dokumentów w firmie, najpierw zdecyduj, jaki typ dokumentu chcesz skanować. Do użytku osobistego wiele skanerów może być używanych do dokumentów takich jak zdjęcia, listy i eseje.

Podczas skanowania obrazów lub filmów upewnij się, że skaner ma rozdzielczość odpowiednią do typu skanowanego dokumentu.

Jeśli jesteś skanowanie dokumentów na papierze, przed użyciem skanera należy wydrukować cały dokument. Pomoże Ci to śledzić, gdzie zaczyna się i kończy każda sekcja.

Reklamy

Możesz także zapisać dokument w formacie PDF lub innym formacie, aby można go było przechowywać w trybie offline.

Podrozdział 2.2 Jak wykorzystać skaner dokumentów w działalności firmy.

Jeśli używasz skanera dokumentów do celów służbowych, wykonaj te same kroki, które opisano powyżej, ale dodaj następujące elementy:

1) Wybierz typ pliku, który chcesz przeskanować: Obrazy lub filmy.
2) Wybierz rozmiar pliku: Małe pliki (< 5 MB), średnie pliki (5-25 MB) i duże pliki (> 25 MB).
3) Wydrukuj cały dokument przed skanowaniem: pomoże to śledzić, gdzie zaczyna się i kończy każda sekcja.
4) Zapisz swój dokument w formacie PDF lub innym: następnym razem, gdy będziesz musiał zeskanować dokument, możesz zapisać go w trybie offline, korzystając z zapisanych informacji.

Sekcja 3. Jak korzystać ze skanera dokumentów biznesowych.

Aby używać skanera dokumentów do celów biznesowych, najpierw określ cel skanowanego dokumentu.

Reklamy

Jeśli skanujesz dokumenty do użytku osobistego, pamiętaj, aby skanować tylko obrazy, które zostaną użyte w Twoich osobistych plikach.

Jeśli skanujesz dokumenty do użytku szkolnego, rozważ użycie skanera dokumentów, który obsługuje duże pliki.

Sekcja 3.2 Jak skanować dokumenty do archiwów.

Następnie określ, jaki typ dokumentu chcesz skanować. Większość skanerów dokumentów automatycznie skanuje trzy typy dokumentów: obraz, tekst i plik PDF.

Dokumenty graficzne mają zazwyczaj wysoką rozdzielczość i można je drukować na papierze wysokiej jakości. Dokumenty tekstowe mają zazwyczaj mniejsze rozmiary czcionek niż pliki graficzne lub PDF, ale nadal można je łatwo zeskanować.

Dokumenty i pliki PDF — w tym arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne formaty — często zawierają dane, których nie można łatwo przenieść w dokumentach innych typów.

Aby utworzyć plik PDF z dokumentu graficznego lub tekstowego, najpierw przekonwertuj dokument na format PDF (np Czytnik Adobe Acrobat) i wstaw obraz lub tekst do wygenerowanego pliku.

(Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia pliku PDF z obrazu lub dokumentu tekstowego, zobacz „Jak skanować dokumenty”).

Podrozdział 3.3 Jak skanować dokumenty do użytku szkolnego.

Podczas skanowania do celów szkolnych należy pamiętać, że niektóre dokumenty mogą nie nadawać się do publikacji drukowanej i należy je zeskanować jako obrazy lub pliki PDF.

(Aby uzyskać więcej informacji na temat używania skanera dokumentów do celów szkolnych, zobacz „Jak skanować dokumenty”).

Sekcja 3.4 Jak skanować dokumenty do użytku biznesowego.

Teraz, gdy określiłeś cel skanowanego dokumentu, czas rozpocząć skanowanie dokumentu.

Aby rozpocząć skanowanie dokumentu, kliknij ikonę skanera lub naciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy podczas klikania żądanej części dokumentu. Skaner automatycznie rozpocznie skanowanie dokumentu.

Po zakończeniu zwolnij lewy przycisk myszy, a dokument będzie gotowy do druku.

Wniosek

Digitalizacja dokumentów może być świetnym sposobem na ulepszenie Twojej firmy. Używając skanera dokumentów do użytku osobistego i służbowego, możesz zaoszczędzić czas i energię.

I używając A skaner dokumentów Do użytku szkolnego możesz łatwo skanować dokumenty, które wymagają szybkiego przetworzenia.

Ogólnie rzecz biorąc, skanowanie dokumentów jest ważnym krokiem w kierunku poprawy wydajności Twojej firmy.