Reclame

Scanarea documentelor este o parte esențială a oricărei afaceri și, odată cu popularitatea în creștere a suporturilor digitale, este și mai important să aveți scanări precise și actualizate de documente.

Iată câteva sfaturi și trucuri pentru scanarea documentelor, astfel încât să aveți succes:

Secțiunea 1. Cum să scanați documente.

Există multe scanere de documente pe piață, iar cea pe care o alegeți va depinde de nevoile dvs.

Reclame

Un scanner de documente este un dispozitiv computerizat care vă permite să scanați documente.

Documentele pot fi scanate Format PDF sau JPEG.
PDF este un format popular pentru documente, deoarece este ușor de înțeles și de citit. JPEG este mai versatil și poate gestiona bine graficele și imaginile avansate, ceea ce îl face o alegere bună pentru scanările de înaltă rezoluție.

Pentru a scana un document, deschideți mai întâi fișierul PDF sau JPEG utilizând software-ul dvs. preferat de citire digitală.

Odată ce fișierul este deschis, utilizați una dintre următoarele metode pentru a scana documentul:

Reclame

– Trageți și plasați imaginea sau fișierul PDF în zona ecranului scanerului.
– Folosiți tastele săgeți pentru a muta imaginea sau utilizați butoanele stânga și dreapta ale mouse-ului pentru a deplasa și a mări/micșora documentul.
– Faceți clic pe oricare dintre imagini sau fișiere PDF pentru a vă imprima conținutul direct pe hârtie sau carton!

Secțiunea 2. Cum să utilizați un scaner de documente pentru afaceri.

Pentru a utiliza un scanner de documente pentru afaceri, mai întâi decideți ce tip de document doriți să scanați. Pentru uz personal, multe scanere pot fi utilizate pentru documente precum fotografii, scrisori și eseuri.

Când scanați imagini sau videoclipuri, asigurați-vă că scanerul are o rezoluție adecvată pentru tipul de document pe care îl scanați.

Daca esti scanarea documentelor pe hârtie, asigurați-vă că imprimați întregul document înainte de a utiliza scanerul. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți unde începe și unde se termină fiecare secțiune.

Reclame

De asemenea, puteți salva documentul în PDF sau în alte formate, astfel încât să poată fi stocat offline.

Subsecțiunea 2.2 Cum să utilizați un scanner de documente pentru afacerile companiei.

Când utilizați un scanner de documente pentru afaceri ale companiei, urmați aceiași pași descriși mai sus, dar adăugați următorii:

1) Alegeți tipul de fișier pe care doriți să îl scanați: Imagini sau videoclipuri.
2) Alegeți dimensiunea fișierului dvs.: fișiere mici (< 5 MB), fișiere medii (5-25 MB) și fișiere mari (> 25 MB).
3) Imprimați întregul document înainte de scanare: acest lucru vă va ajuta să urmăriți unde începe și unde se termină fiecare secțiune.
4) Salvați documentul în PDF sau alt format: data viitoare când trebuie să scanați un document, îl puteți stoca offline cu aceste informații salvate.

Secțiunea 3. Cum să utilizați un scaner de documente de afaceri.

Pentru a utiliza un scaner de documente în scopuri comerciale, stabiliți mai întâi scopul documentului pe care îl scanați.

Reclame

Dacă scanați documente pentru uz personal, asigurați-vă că scanați numai imagini care vor fi folosite în propriile fișiere personale.

Dacă scanați documente pentru uz școlar, luați în considerare utilizarea unui scanner de documente care poate gestiona fișiere mari.

Secțiunea 3.2 Cum să scanați documente în arhive.

Apoi determinați ce tip de document doriți să scanați. Există trei tipuri de documente scanate automat de majoritatea scanerelor de documente: imagine, text și PDF.

Documentele imagine au, în general, rezoluție înaltă și pot fi imprimate pe hârtie de înaltă calitate. Documentele text au, în general, dimensiuni de font mai mici decât fișierele imagine sau PDF, dar pot fi totuși scanate cu ușurință.

Documentele și PDF-urile — care includ foi de calcul, prezentări și alte formate — conțin adesea date care nu pot fi transmise cu ușurință în alte tipuri de documente.

Pentru a crea un fișier PDF dintr-o imagine sau un document text, mai întâi convertiți documentul într-un format PDF (cum ar fi Adobe Acrobat Reader) și inserați imaginea sau textul în fișierul generat.

(Pentru mai multe informații despre crearea unui PDF dintr-o imagine sau un document text, consultați „Cum să scanați documente.”)

Subsecțiunea 3.3 Cum să scanați documente pentru uz școlar.

Când scanați în scopuri școlare, este important să rețineți că unele documente pot să nu fie potrivite pentru publicarea tipărită și trebuie scanate ca imagini sau fișiere PDF.

(Pentru mai multe informații despre utilizarea unui scaner de documente în scopuri școlare, consultați „Cum să scanați documente.”)

Secțiunea 3.4 Cum să scanați documente pentru uz comercial.

Acum că ați determinat scopul documentului pe care îl scanați, este timpul să începeți scanarea documentului.

Pentru a începe scanarea unui document, faceți clic pe pictograma scanerului sau țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului în timp ce faceți clic pe secțiunea dorită a documentului. Scanerul va începe automat să scaneze documentul.

Când ați terminat, eliberați butonul stâng al mouse-ului și documentul dvs. va fi gata de imprimat.

Concluzie

Digitalizarea documentelor poate fi o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți afacerea. Folosind un scanner de documente pentru uz personal și afaceri ale companiei, puteți economisi timp și energie.

Și folosind un scaner de documente Pentru utilizarea în școală, puteți scana cu ușurință documente care trebuie procesate rapid.

În general, scanarea documentelor este un pas important către îmbunătățirea eficienței afacerii dvs.