Skanna dokument: Tips och knep för att skanna dokument

Dokumentskanning är en viktig del av alla företag, och med den växande populariteten för digitala medier är det ännu viktigare att ha korrekta, uppdaterade dokumentskanningar.

Här är några tips och tricks för att skanna dokument så att du kan bli framgångsrik:

Avsnitt 1. Hur man skannar dokument.

Det finns många olika dokumentskannrar på marknaden, och vilken du väljer beror på dina behov.

En dokumentskanner är en datorenhet som låter dig skanna dokument.

Dokument kan skannas in PDF- eller JPEG-format.
PDF är ett populärt format för dokument eftersom det är lätt att förstå och läsa. JPEG är mer mångsidig och kan hantera avancerad grafik och bilder bra, vilket gör det till ett bra val för högupplösta skanningar.

För att skanna ett dokument, öppna först PDF- eller JPEG-filen med ditt favoritprogram för digital läsning.

När filen har öppnats, använd någon av följande metoder för att skanna dokumentet:

– Dra och släpp bilden eller PDF-filen på skannerns skärmområde.
– Använd piltangenterna för att flytta bilden, eller använd vänster och höger musknapp för att panorera och zooma in/ut i dokumentet.
– Klicka på någon av bilderna eller PDF-filerna för att skriva ut ditt innehåll direkt på papper eller kartong!

Avsnitt 2. Hur man använder en dokumentskanner för företag.

För att använda en dokumentskanner för företag, bestäm först vilken typ av dokument du vill skanna. För personligt bruk kan många skannrar användas för dokument som foton, brev och uppsatser.

När du skannar bilder eller videor, se till att skannern har en lämplig upplösning för den typ av dokument du skannar.

Om du är skanna dokument på papper, se till att skriva ut hela dokumentet innan du använder skannern. Detta hjälper dig att hålla reda på var varje avsnitt börjar och slutar.

Du kan också spara dokumentet i PDF eller andra format så att det kan lagras offline.

Underavsnitt 2.2 Hur man använder en dokumentskanner för företagsverksamhet.

När du använder en dokumentskanner för företagsverksamhet, följ samma steg som beskrivs ovan, men lägg till följande:

1) Välj vilken typ av fil du vill skanna: Bilder eller videor.
2) Välj din filstorlek: Små filer (< 5 MB), mellanfiler (5-25 MB) och stora filer (> 25 MB).
3) Skriv ut hela dokumentet innan du skannar: Detta hjälper dig att hålla reda på var varje avsnitt börjar och slutar.
4) Spara ditt dokument i PDF eller annat format: Nästa gång du behöver skanna ett dokument kan du lagra det offline med denna sparade information.

Avsnitt 3. Hur man använder en Business Document Scanner.

För att använda en dokumentskanner för affärsändamål, bestäm först syftet med dokumentet du skannar.

Om du skannar dokument för personligt bruk, se till att endast skanna bilder som kommer att användas i dina egna personliga filer.

Om du skannar dokument för skolbruk, överväg att använda en dokumentskanner som kan hantera stora filer.

Avsnitt 3.2 Hur man skannar dokument till arkiv.

Bestäm sedan vilken typ av dokument du vill skanna. Det finns tre typer av dokument som skannas automatiskt av de flesta dokumentskannrar: bild, text och PDF.

Bilddokument har i allmänhet hög upplösning och kan skrivas ut på papper av hög kvalitet. Textdokument har i allmänhet mindre teckenstorlekar än bild- eller PDF-filer, men de kan fortfarande skannas enkelt.

Dokument och PDF-filer – som inkluderar kalkylblad, presentationer och andra format – innehåller ofta data som inte enkelt kan förmedlas i andra typer av dokument.

För att skapa en PDF-fil från en bild eller ett textdokument, konvertera först dokumentet till ett PDF-format (t.ex Adobe Acrobat Reader) och infoga bilden eller texten i den genererade filen.

(För mer information om hur du skapar en PDF från en bild eller ett textdokument, se "Så här skannar du dokument.")

Underavsnitt 3.3 Hur man skannar dokument för skolbruk.

När du skannar för skoländamål är det viktigt att tänka på att vissa dokument kanske inte lämpar sig för tryckt publicering och måste skannas som bilder eller PDF-filer.

(För mer information om hur du använder en dokumentskanner för skoländamål, se "Så här skannar du dokument.")

Avsnitt 3.4 Hur man skannar dokument för affärsbruk.

Nu när du har bestämt syftet med dokumentet du skannar är det dags att börja skanna dokumentet.

För att börja skanna ett dokument, klicka på skannerikonen eller tryck och håll nere vänster musknapp samtidigt som du klickar på önskad del av dokumentet. Skannern börjar automatiskt skanna ditt dokument.

När du är klar släpper du vänster musknapp och ditt dokument är redo att skrivas ut.

Slutsats

Att digitalisera dokument kan vara ett bra sätt att förbättra din verksamhet. Genom att använda en dokumentskanner för personligt bruk och företagsverksamhet kan du spara tid och energi.

Och använder en dokumentskanner För skolbruk kan du enkelt skanna dokument som behöver behandlas snabbt.

Sammantaget är dokumentskanning ett viktigt steg mot att förbättra effektiviteten i ditt företag.