Оголошення

Сканування документів є невід’ємною частиною будь-якого бізнесу, і зі зростанням популярності цифрових носіїв стає ще важливішим мати точні та актуальні скановані документи.

Ось кілька порад і хитрощів щодо успішного сканування документів:

Розділ 1. Як сканувати документи.

На ринку існує багато різних сканерів для документів, і вибір залежатиме від ваших потреб.

Оголошення

Сканер документів - це комп'ютерний пристрій, який дозволяє сканувати документи.

Документи можна сканувати Формат PDF або JPEG.
PDF є популярним форматом для документів, оскільки його легко зрозуміти та читати. JPEG є більш універсальним і може добре працювати з розширеною графікою та зображеннями, що робить його хорошим вибором для сканування з високою роздільною здатністю.

Щоб відсканувати документ, спочатку відкрийте файл PDF або JPEG за допомогою улюбленого програмного забезпечення для цифрового читання.

Після відкриття файлу скористайтеся одним із наведених нижче методів сканування документа.

Оголошення

– Перетягніть зображення або PDF-файл на область екрана сканера.
– Використовуйте клавіші зі стрілками, щоб перемістити зображення, або використовуйте ліву та праву кнопки миші, щоб панорамувати та збільшувати/зменшувати документ.
– Клацніть будь-яке зображення чи PDF-файл, щоб надрукувати вміст безпосередньо на папері чи картоні!

Розділ 2. Як використовувати сканер документів для бізнесу.

Щоб використовувати сканер документів для бізнесу, спочатку визначте, який тип документа ви хочете сканувати. Для особистого використання багато сканерів можна використовувати для таких документів, як фотографії, листи та есе.

Скануючи зображення або відео, переконайтеся, що сканер має відповідну роздільну здатність для типу документа, який ви скануєте.

Якщо ви сканування документів на папері, обов’язково роздрукуйте весь документ перед використанням сканера. Це допоможе вам відстежувати, де починається і закінчується кожен розділ.

Оголошення

Ви також можете зберегти документ у PDF або інших форматах, щоб його можна було зберігати в автономному режимі.

Підрозділ 2.2 Як використовувати сканер документів для бізнесу компанії.

Використовуючи сканер документів для корпоративного бізнесу, виконайте ті самі дії, що описані вище, але додайте таке:

1) Виберіть тип файлу, який потрібно сканувати: зображення або відео.
2) Виберіть розмір файлу: малі файли (< 5 МБ), середні файли (5-25 МБ) і великі файли (> 25 МБ).
3) Роздрукуйте весь документ перед скануванням: це допоможе вам відстежувати, де починається і де закінчується кожен розділ.
4) Збережіть документ у PDF або іншому форматі: наступного разу, коли вам знадобиться відсканувати документ, ви зможете зберегти його в автономному режимі зі збереженою інформацією.

Розділ 3. Як користуватися сканером ділових документів.

Щоб використовувати сканер документів у бізнес-цілях, спочатку визначте мету документа, який ви скануєте.

Оголошення

Якщо ви скануєте документи для особистого користування, скануйте лише зображення, які використовуватимуться у ваших особистих файлах.

Якщо ви скануєте документи для використання в школі, розгляньте можливість використання сканера документів, який може працювати з великими файлами.

Розділ 3.2 Як сканувати документи до архіву.

Потім визначте, який тип документа ви бажаєте сканувати. Існує три типи документів, які автоматично скануються більшістю документ-сканерів: зображення, текст і PDF.

Документи із зображеннями зазвичай мають високу роздільну здатність і їх можна друкувати на високоякісному папері. Текстові документи зазвичай мають менший розмір шрифту, ніж файли зображень або PDF, але їх можна легко сканувати.

Документи та PDF-файли, які включають електронні таблиці, презентації та інші формати, часто містять дані, які неможливо легко передати в інших типах документів.

Щоб створити PDF-файл із зображення або текстового документа, спочатку конвертуйте документ у формат PDF (наприклад, Adobe Acrobat Reader) і вставте зображення або текст у створений файл.

(Для отримання додаткової інформації про створення PDF із зображення або текстового документа див. «Як сканувати документи».)

Підрозділ 3.3 Як сканувати документи для шкільного використання.

Під час сканування для шкільних цілей важливо мати на увазі, що деякі документи можуть бути непридатними для публікації в друкованому вигляді, і їх потрібно сканувати як зображення або PDF-файли.

(Для отримання додаткової інформації про використання сканера документів для шкільних цілей див. «Як сканувати документи».)

Розділ 3.4 Як сканувати документи для використання в бізнесі.

Тепер, коли ви визначили мету документа, який скануєте, настав час почати сканування документа.

Щоб розпочати сканування документа, натисніть значок сканера або натисніть і утримуйте ліву кнопку миші, клацнувши на потрібному розділі документа. Сканер автоматично почне сканувати ваш документ.

Після завершення відпустіть ліву кнопку миші, і ваш документ буде готовий до друку.

Висновок

Оцифрування документів може стати чудовим способом покращити ваш бізнес. Використовуючи сканер документів для особистого використання та корпоративного бізнесу, ви можете заощадити час і енергію.

І використовуючи a сканер документів Для використання в школі ви можете легко сканувати документи, які потрібно швидко обробити.

Загалом, сканування документів – важливий крок до підвищення ефективності вашого бізнесу.